Ein Punkt vorweg: Dieser Post enthält Spuren von Ironie.

Da ich in letzter Zeit im Blog den Fokus stärker auf die Kandidatenseite gelegt habe, widme ich mich in diesem Beitrag einem Punkt, der sich auf die Belange der Hiring Manager fokussiert. Die meisten Unternehmen, mit denen ich arbeite, berichten mir gerade bei IT und SAP Jobs von dem Problem, dass sie keine passenden Kandidaten finden. Erschwerend kommt bei dieser Knappheit hinzu, dass die überwiegende Mehrzahl der Kandidaten sich nicht aktiv bewirbt sondern über Headhunter oder Active Sourcing gefunden und kontaktiert werden muss.

Doch woher kommt es, dass sich so wenige Kandidaten bewerben? Und wie schaffen es HR-Abteilungen, dass sie Zeit für andere Projekte haben und sich nicht um Bewerber kümmern müssen? In diesem Post gebe ich Ihnen einige Tipps, wie auch Sie es schaffen, die Hürden für eine Bewerbung effektiv zu erhöhen. So können auch Sie die Zahl von Aktivbewerbungen minimieren und den Betreuungsaufwand, der mit eingehenden Bewerbungen einhergeht, massiv reduzieren.

• Nennen Sie in der Stellenanzeige keinen Ansprechpartner: Haben Sie bis dato in Ihren Stellenanzeigen Kontaktpersonen genannt, vielleicht sogar mitsamt einer Durchwahl? Dann müssen Sie sich nicht wundern, dass Interessenten Ihnen Ihre wertvolle Zeit stehlen und Informationen im Vorfeld zu einer Bewerbung einholen. Streichen Sie diesen Punkt umgehend. Immerhin wollen die Kandidaten etwas von Ihnen. Wieso sollten Sie da etwas telefonisch klären, was Sie auch per Mail delegieren können? Dafür gibt es schließlich Praktikanten.
• Fordern Sie ein Anschreiben ein: Kennt eine Interessentin Ihr Unternehmen bereits? Sind ihr neben der meist generischen Stellenanzeige die genauen Anforderungen und Aufgabeninhalte der Position bekannt? Nein? Egal, lassen Sie sie trotzdem ein Anschreiben verfassen, das auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist. Ein wenig Eigeninitiative können Sie ja wohl erwarten. Und Kandidaten, die nicht aus Floskeln genau ableiten können, welche Themen bei Ihnen im Fokus stehen, können Sie nicht gebrauchen. Sonst ist unter Umständen noch eine Einarbeitung nötig, und das kann niemand wollen.
• Fordern Sie möglichst viele Unterlagen an: Ist ein SAP Kandidat bereits seit 20 Jahren in seinem Bereich tätig? Fordern Sie dennoch dieselben Unterlagen wie bei einem Junior. Zumindest Lebenslauf, Projektliste, Arbeitszeugnisse, Diplomzeugnis, Ausbildungszeugnisse, Abiturzeugnis und Grundschulzeugnis sollten vorliegen – Ihrer Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Hat ein Kandidat noch Siegerurkunden von den Bundesjugendspielen? Wieso nicht? Lassen Sie sich nicht von neuen Trends wie einer Bewerbung rein mit XING- oder LinkedIn-Profil ins Bockshorn jagen. Wenn ein Kandidat an Ihnen Interesse hat, zeigt er das am besten, indem er seine Ordner aus den 80er Jahren vom Dachboden entstaubt und die Dokumente für Sie einscannt.
• Sämtliche Fragen im Bewerbungsformular als obligatorisch markieren: Nur Vornamen, Nachnamen und Kontaktdaten anfragen? Das machen Amateure. Sie kennen den Markt und wissen, dass dadurch nur mehr potentiell unpassende Interessenten ihre Unterlagen bei Ihnen einreichen. Und ob die Frage nach dem bisherigen Gehalt ansatzweise für Ihre Vakanz relevant oder überhaupt rechtlich zulässig ist – wo kein Kläger, da kein Richter. Wer nicht gewillt ist, die Adresse seines Kindergartens auszufüllen, wird im Regelfall kein zuverlässiger Kollege sein.
• Dokumente nicht flexibel einspielen lassen: Wieso geben manche Unternehmen Kandidaten noch immer die Wahl, wie sie die Dokumente hochladen wollen? Ob die Zeugnisse in einem separaten Dokument zum CV sind oder Alles in einer Datei? Sie wissen, was Sie benötigen und Sie wissen, in welcher Form Sie die Unterlagen haben wollen. Wieso andere Unternehmen Unterlagen in .pdf-Form akzeptieren, ist aus Ihrer Sicht nicht nachvollziehbar. Immerhin haben .bmps den Vorteil, dass Sie mit Paint direkt Notizen und Hervorhebungen vornehmen können. Und diesen neuartigen Trend, mehrere Dateien in .zip-Files zu komprimieren, müssen Sie wirklich nicht mitmachen.
• Größenbeschränkung festlegen: Haben Sie ein exotisches Dokumentenformat Ihrer Wahl gefunden und sämtliche Zeugnisse etc. als obligatorisch angegeben? Idealerweise müssen alle Unterlagen in einer Datei zusammengefasst hochgeladen werden? Sehr gut, Sie sind auf dem richtigen Weg! Jetzt legen Sie noch eine Größenbeschränkung fest, damit keine Unterlagen mit mehr als 5 MB angehängt werden können. Idealerweise müssen potentielle Bewerber dann sämtliche Zeugnisse neu einscannen. Pro Tipp: Sollte die Scan-Qualität aufgrund der Größenbeschränkung nicht optimal sein, verschicken Sie direkt eine Absage. Wer sich keine Mühe gibt, verdient Ihre Aufmerksamkeit nicht.

Wenn Sie diese simplen Maßnahmen umsetzen, werden Sie binnen kürzester Zeit messbare „Erfolge“ erzielen. Sie sehen, mit nur wenig Aufwand können Sie sich viel Arbeit und Zeit ersparen.

Nun aber ganz im Ernst: Ich kenne kaum HR-Manager, die nicht vom Fachkräftemangel betroffen sind. Der Großteil der Unternehmen, mit denen ich zusammenarbeite, hat umfangreiche Maßnahmen in die Wege geleitet, um diesem Mangel zu begegnen. Und dieser Zustand wird sich aufgrund der demographischen Entwicklung in den nächsten Jahren empfindlich verschärfen. Entsprechend wird die Zeitspanne und die damit verbundenen Kosten bis zur erfolgreichen Besetzung ebenfalls ansteigen.

Daher mache ich es mir im Zuge der Recherche bei der ersten Zusammenarbeit mit meinen Kunden zur Aufgabe, die Bewerbungsprozesse für einzelne SAP Jobs aus der Sicht von Kandidaten zu untersuchen, um mögliche Flaschenhälse zu identifizieren. Was sich mir dabei nicht erschließt: Warum machen es so viele Unternehmen immer noch so schwierig, sich zu bewerben? Wieso definieren die Entscheider nicht einen gemeinsamen Standard, der lediglich ein Minimum an Informationen und einen CV benötigt? Alle weiteren Informationen können dann in einem gemeinsamen Gespräch zwischen HR, Fachbereich und Kandidat eingeholt und besprochen werden.

So, wie der Zustand momentan ist, entgeht vielen Unternehmen die Möglichkeit, Kandidaten direkt am Anfang des Bewerbungsprozesses abzuholen und bedarfsgerecht von sich zu begeistern. Liebe HR, liebe Recruiter, liebe Active Sourcer: Sorgt dafür, dass Euer ureigenster Job vom Management ernst genommen wird. Ihr wisst, wie Ihr Kandidaten begeistern könnt – lasst Euch diese Kernkompetenz nicht durch archaische Prozesse und Rollenverständnisse verunmöglichen!