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Immer wieder merke ich bei Kandidaten, dass sie im Vorfeld nicht sicher sind, wie die ideale Zusammenarbeit mit einem Personalberater verläuft. Wenn Sie für sich den passenden Headhunter gefunden haben, kann es nur von Vorteil sein, einmal zusammenzufassen, was zum Einen Sie als Kandidat erwarten können und sollten. Und zum Anderen, was für den Personalberater wichtig ist.

Da wir alle nur Menschen sind, werden manche Aspekte von Person zu Person variieren. Eine Grundlage gilt aber für die Zusammenarbeit mit egal wem: Die Basis für den Erfolg ist eine gute und offene Kommunikation auf beiden Seiten.

Zusammenarbeit Headhunter
Quelle: Bild von PublicDomainPictures auf Pixabay

Wie wird der Kontakt zum Personalberater für Sie im Regelfall aussehen? Dieser wird in den folgenden Phasen ablaufen:

  • Der Erstkontakt: Via Telefon, Mail, SMS, sozialem Netzwerk nimmt der Personalberater Kontakt zu Ihnen auf. Da er im Regelfall noch kein Detailgespräch mit Ihnen geführt hat, ist hier immer ein gewisser Anteil Schätzung involviert. Denn den genauen fachlichen Schwerpunkt können wir erst im Dialog herausfinden. Dennoch haben Sie hier bereits einen ersten Indikator, ob eine Position in die richtige Richtung geht.

    Was sollten Sie erwarten: Zumindest eine Stellenbeschreibung sollte Ihnen gesandt werden. Diese wird im Regelfall noch relativ vage sein, da eine genaue organisatorische Einordnung nachgelagert stattfindet. Je nach Position kann diese zudem bis zu einem Grad auf den Kandidaten maßgeschneidert werden. Rahmenkriterien wie relativer Standort, Endkunde oder Beratung, Gehaltsrahmen, Reiseanteil etc. sollten darin enthalten sein. Ein Hinweis vorweg: Der Gehaltsrahmen ist erfahrungsabhängig. Bitte rufen Sie also erst Ihren Steuerberater an, um den Gehaltszuwachs optimal anzulegen, nachdem Sie mit dem Personalberater besprochen haben, welche Höhe für Sie realistisch ist.
  • Das Abstimmungsgespräch: Wenn Sie Interesse bekunden oder Rückfragen haben, können wir die weiteren Schritte am besten telefonisch klären. Ich empfehle ausdrücklich, erste Fragen nicht per Mail zu klären, da hierdurch Mißverständnisse entstehen können. Die 5 Minuten, die es kostet, eine Mail zu verfassen, sind hier besser in ein ebenso langes Telefonat investiert. Ein Hinweis: Je nach dem Grad der Beziehung zum Kunden und Exklusivität der Beauftragung kann es sein, dass der Personalberater in diesem Stadium noch keinen Namen nennt. Dies kann ein Hinweis darauf sein, dass die Kundenbeziehung nicht sonderlich gut ist. Muss es aber nicht. Sie können daher auch andere in die Tiefe gehende Fragen stellen. So können Sie sich ein Bild von der Professionalität des Personalberaters machen, ohne dass er seine Kundenbeziehung und etwaige Diskretion mißachten muss.

    Was sollten Sie erwarten: Die Position und die Einordnung können Sie in diesem Gespräch bereits detaillierter klären. Wichtige Infos wie die organisatorische Aufhängung und das Projektumfeld sollten Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Eventuelle Fragen zu Home Office Möglichkeiten etc. können Sie ebenfalls in diesem Schritt bereits klären. Wenn die groben Kriterien passen, terminieren Sie gemeinsam ein detailliertes Qualifikationsgespräch.
  • Das Qualifikationsgespräch: Hier geht es ans Eingemachte. Das Gespräch kann entweder persönlich oder telefonisch stattfinden. Aus der Praxis empfehle ich ein Telefonat, da sich dieses einfacher organisieren lässt. Aber das entscheidet sich nach Gusto. In diesem Gespräch wird der Personalberater ein umfassendes Bild von Ihnen verschaffen. Grundsätzlich geht es um folgende Punkte: Aktuelle Aufgabe und fachlicher Fokus, Wechselmotivation, Wunschkriterien bei einer neuen Position (Aufgaben, Standort etc.), Gehalt und Kündigungsfrist sowie andere Bewerbungsprozesse. Das ist natürlich einiges an Informationen. Mein Ratschlag an Sie ist, hier offen zu sprechen, da eventuelle Mißverständnisse ab diesem Stadium für eine gute Zusammenarbeit abträglich sein können und Ihre Erfolgsaussichten bei der Position schmälern.

    Was sollten Sie erwarten: Der Personalberater hat viele Informationen von Ihnen eingeholt, im Gegenzug muss er hier ebenfalls die Karten auf den Tisch legen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss er Ihnen den Namen des Kunden nennen. Tut er das nicht, nehmen Sie die Beine in die Hand. Egal, welchen Grund er Ihnen nennt. Es gibt nur einen einzigen Grund, warum ein Personalberater Ihnen den Namen nicht nennt: Er hat keinen Suchauftrag. Stattdessen besteht hier die Gefahr, dass er mit Ihrem Profil „fischen“ gehen möchte. Das wahrscheinlichste Resultat dabei ist, dass Sie keinen Job erhalten und zudem Ihren Lebenslauf am Markt verbrennen. Fragen Sie dazu bei vor Allem bei angloamerikanischen Personalberatungen gerne nach dem Stichwort „Mailshot.“Dabei werden CVs an mehrere hundert Manager auf einmal verschickt. Im Branchenjargon nennt man das liebevoll „Throwing shit against the wall and hoping that some of it sticks.“ Achten Sie auf 2 Punkte ganz besonders: Lassen Sie sich von ihm explizit und per Mail bestätigen, dass er von dem Unternehmen einen Suchauftrag hat. Zum Anderen teilen Sie ihm mit, dass Sie nur nach expliziter Einwilligung Ihrerseits per Mail für jede besprochene Position von ihm vorgestellt werden wollen.
  • Der Bewerbungsprozess: Wenn das Qualifikationsgespräch gut gelaufen ist, sind normalerweise alle wichtigen Weichen bereits gestellt. Das bedeutet nicht, dass die Gespräche Makulatur sind. Sie können aber davon ausgehen, dass Themen wie der fachliche Fit, die Kündigungsfrist, das Gehalt etc. bereits in die richtige Richtung gehen. Jetzt geht es darum, sich fachlich besser kennenzulernen und einen Eindruck von der persönlichen Chemie zu verschaffen.

    Was sollten Sie erwarten: Ein seriöser Personalberater wird mit Ihnen die Gespräche vorbereiten. Dabei wird er Ihnen Informationen zu den Teilnehmern, dem Gesprächsablauf, dem Dress Code und weitere Empfehlungen geben. Gerade wenn er bereits länger mit einem Kunden zusammenarbeitet, kann dies sehr hilfreich sein, um Sie mental auf das Interview vorzubereiten. Nach den Gesprächen holt er ein zeitnahes Feedback für Sie ein, damit Sie immer wissen, wo Sie im Prozess stehen und wann es wie weitergeht.
  • Die Angebotsphase: Sie haben die Interviews mit Bravour gemeistert und ein Angebot erhalten? Herzlichen Glückwunsch! Besprechen Sie es auf jeden Fall mit dem Headhunter. Eventuell hat er noch weitere Informationen, die für Sie wichtig sind.

    Was sollten Sie erwarten: Sei es bei Fragen der Gehaltsverhandlung, eines eventuellen Umzugs oder irgendwelcher weiterer Themen können wir unterstützen. Häufig nutzen Kandidaten gerade in diesem Stadium meine Expertise, da sie selbst eher selten Gehaltsgespräche führen. Dadurch, dass ich dies tagein tagaus mache, kann ich oft Empfehlungen für die Optimierung zu geben.
  • Die Kündigung: Für viele Kandidaten ist dies kein angenehmer Schritt. Gerade im Fall einer längeren Dauer beim Arbeitgeber sind oft Emotionen und die Angst vor Enttäuschung involviert, während Sie sich eigentlich auf die neue Stelle freuen. Das ist völlig normal. Sprechen Sie die Kündigung daher am besten zeitnah aus. So hat Ihr früherer Arbeitgeber Klarheit und kann mit genügend Vorlaufzeit nach Ersatz suchen. Und Sie können sich ungestört auf Ihre neue Herausforderung freuen. Zwei wichtige Empfehlungen gibt es in diesem Stadium noch. Zum Einen: Nehmen Sie kein Gegenangebot an. Das Warum  erläutere ich Ihnen in einem anderen Beitrag. Zum Anderen: Nennen Sie Ihrem früheren Arbeitgeber noch nicht den Namen des neuen Arbeitgebers. Ich habe den Fall erlebt, dass ein frühere Arbeitgeber noch vor Start beim neuen Arbeitgeber versucht hat, den Kandidaten schlecht zu reden. Absolut unüblich, aber manchmal sind auch auf der anderen Seite Emotionen im Spiel.

    Was sollten Sie erwarten: Wenn Sie Fragen zur Kündigung haben, helfen wir Ihnen gerne. Sei es bei der Erstellung des Kündigungsschreibens oder anderen best practices.


Sie sehen, das Leistungsportfolio besteht bei einer guten Personalberatung nicht rein aus „Lebenslauf raushauen und auf das Beste hoffen.“ Mit strukturiertem Vorgehen und einer umfassenden Kommunikation kann ein erfahrener Headhunter Ihre Chancen massiv erhöhen.

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